DIAGNOSTIC . Juin 2003 . SYSTÈME D’INFORMATION
ESCO - Un Roll-Out SAP a l’echelle europeenne
Avec la réussite du projet ESCO en Allemagne, au Benelux et en France, COFFRA confirme sa maîtrise et son expertise dans le cadre des missions de déploiement internationales de SAP R/3.
« Toutes les difficultés ont pu être levées très rapidement grâce à une communication très efficace entre consultants allemands et français »
Après la création, début 2002, du joint venture ESCO (European Salt Company) détenu à 62 % par le groupe allemand Kali & Salz et à 32 % par le groupe belge Solvay S.A., c’est en mai 2002 que la société de conseil allemande, DataProcess, elle-même filiale de Kali & Salz, confie à COFFRA la mission d’assistance au déploiement du modèle SAP R/3 de la plate-forme ESCO initialement conçue au siège en Allemagne.
La société ESCO est spécialisée dans la production et le négoce du sel sous de multiples formes pour l’industrie, la pharmacie, la chimie et la grande distribution. Pour 2003, la production prévue s’élève à 5 millions de tonnes pour un chiffre d’affaires de l’ordre de 300 millions d’Euros à partir des sites allemands, hollandais, français, belges, espagnols et portugais.
Les domaines fonctionnels et modules SAP R/3 concernés par ce projet de déploiement international sont : PP pour la gestion de la production et des ordres de fabrication, MM pour la gestion des stocks et des achats, WM pour la gestion des emplacements dans les entrepôts, SD/OM/TM pour l’administration des ventes et les transports, FI pour les comptabilités générale et auxiliaires, AA pour la gestion des immobilisations et CO pour le contrôle de gestion et le calcul des coûts de revient ainsi que quelques développements techniques liés aux formulaires et aux interfaces des journaux de paie mensuels.
Pour mener à bien ce projet d’envergure, COFFRA a mobilisé une quinzaine de consultants sur une période de huit mois, encadrés par deux chefs de projet, le premier dédié aux relations avec l’Allemagne et avec les responsables de DataProcess et le second, dédié aux questions locales et aux relations avec le management français.
La phase initiale du projet s’est déroulée de septembre à novembre 2002. Son objectif allait être déterminant pour la suite, puisqu’il s’agissait de mettre en adéquation les fonctionnalités proposées par le modèle à la base du Roll-Out avec les besoins locaux exprimés par les pilotes français et belges du projet. Cette étape était destinée à mettre en évidence les écarts entre la plate-forme d’origine allemande, d’une part, et les préoccupations réelles et les besoins concrets des sociétés locales, d’autre part. A l’issue de ces travaux, des demandes d’adaptation et de développement, formulées et argumentées par COFFRA, ont été proposées au comité de pilotage composé du management d’ESCO et de DataProcess en Allemagne ainsi que des responsables des entités locales concernées.
Comme il est d’usage dans ce type de projet, chaque consultant est associé à un ou plusieurs utilisateurs-clés locaux. Toutes les analyses ainsi que les différents tests sont réalisés en liaison permanente à distance, avec les consultants de DataProcess qui se chargent du paramétrage en ligne dans le système, sauf lorsque les droits sont donnés pour que l’adaptation se fasse directement à partir du pays concerné.
Une fois l’architecture cible définitivement arrêtée, la phase de réalisation et de mise en oeuvre a démarré dés novembre 2002 et s’est poursuivie jusqu’à la fin avril 2003. Au cours de cette période, tous les acteurs du projet ont été confrontés à certaines difficultés qui ont pu être levées progressivement grâce à une communication très efficace avec les consultants allemands de DataProcess. Les principaux points résolus ont concerné les particularismes locaux tels que les flux spécifiques de la grande distribution “à la Française“, les transferts de propriété de certains stocks entre les entités ESCO, les niveaux d’autorisation des codes utilisateurs dans SAP ou encore la reprise des données à partir des anciens systèmes informatiques, pour ne citer que les plus marquants. Enfin, après plusieurs semaines de tests et de formations incontournables le feu vert a été donné et la mise en production est intervenue le 5 mai 2003.
Le démarrage a été un réel succès. Les consultants, présents sur chacun des sites, ont eu naturellement à compléter et à corriger quelques détails spécifiques, mais ces réglages n’ont jamais engendré de blocage dans le système.
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